El cuarto tipo de gasto
Cuando los colaboradores pagan con una tarjeta de crédito de la empresa, el dinero no pasa por el bolsillo de nadie: no hay anticipo que cerrar ni reembolso que pagar. Pero el problema de control es el mismo, o peor. Cada movimiento de la tarjeta es un gasto que alguien hizo y que necesita un comprobante, una categoría y un centro de costo. Sin eso, al cierre del mes contabilidad tiene un estado de cuenta con 200 líneas y ninguna explicación.
Qué hay que resolver
- Respaldo por movimiento. Cada cargo de la tarjeta debe tener su boleta o factura. El estado de cuenta prueba el pago, no el gasto; para el SII, el gasto se acredita con el documento del proveedor.
- Cuadrar el estado de cuenta. Revisar los movimientos contra los gastos rendidos y detectar los que quedaron sin comprobante. Ese cruce lo hace finanzas: FinCloud muestra qué está rendido y qué falta, pero no concilia por su cuenta.
- Responsable por tarjeta. Saber quién hizo cada gasto, sobre todo cuando una misma tarjeta la usan varias personas.
- Plazos. Un estado de cuenta se revisa dentro del mes; un movimiento sin explicar de hace tres meses rara vez se recupera.
Cómo entran los movimientos de la tarjeta a FinCloud
Una precisión primero, porque se confunde seguido: FinCloud lee los movimientos de las tarjetas de crédito corporativas, no los de la cuenta corriente. Hay dos formas de que esos movimientos lleguen a la plataforma, y una empresa puede usar las dos a la vez.
Subiendo el estado de cuenta. El administrador descarga el PDF que emite el banco y lo carga en FinCloud. La plataforma lee los movimientos del documento y los deja listos para rendir. Funciona con cualquier emisor y no exige conectar nada, así que suele ser la forma de partir el primer mes.
Conectando la tarjeta. FinCloud se conecta con los bancos chilenos a través de Khipu y su API de Open Finance. Lo que importa de ese detalle técnico es lo que la empresa no tiene que hacer: no hay que integrarse con el banco, ni pedirle que habilite un canal, ni montar un host-to-host, ni coordinar intercambios de archivos. La autorización la da el administrador desde FinCloud, y de ahí en adelante los movimientos llegan solos: los ya facturados y los que todavía no aparecen en el estado de cuenta, en tiempo real o a pedido.
El mecanismo es el mismo para cualquier banco emisor, así que sumar una tarjeta de otro banco no cambia el procedimiento ni obliga a esperar un desarrollo.
- El bancoEmite el estado de cuenta de la tarjeta.
- El administradorSube ese PDF a FinCloud.
- FinCloudLee los movimientos del documento.
- ResultadoCada cargo queda como gasto por rendir.
- El administradorAutoriza la tarjeta desde FinCloud, una sola vez.
- KhipuAccede a los movimientos en el banco emisor.
- FinCloudLos recibe por la API de Open Finance.
- ResultadoCada cargo queda como gasto por rendir.
De ahí en adelante el camino es el mismo: el responsable de la tarjeta adjunta el comprobante y confirma la categoría.
Cada movimiento queda como un gasto por rendir, asignado al responsable de la tarjeta. El colaborador adjunta el comprobante y confirma la categoría; la plataforma valida boletas y facturas con el SII y marca los movimientos que quedan sin respaldo. Finanzas ve en tiempo real qué está rendido, qué falta y de quién, y al cierre exporta el asiento al ERP con cada gasto en su cuenta y el IVA separado. Las mismas políticas y el mismo flujo de aprobación que rigen los reembolsos y los fondos por rendir aplican a los gastos con tarjeta.
¿Cuadras la tarjeta de empresa cruzando el estado de cuenta con una planilla? Solicita una asesoría gratuita y mira cómo se rinde cada movimiento dentro de la plataforma.